Organizzare i capitoli del proprio libro con il Documento Master

Scrivere un libro è già di per sé una bella fatica creativa, motivo per cui nessuno vuole consumare ulteriori energie litigando con gli strumenti che ci occorrono per dare forma alle nostre idee. Carta e penna in genere non danno problemi, se non quelli di spazio e incessante ricopiatura, ma se digitiamo le nostre parole alla tastiera dobbiamo comprendere bene come organizzare tutto il materiale nel nostro computer.

Nel mercato troviamo ottimi software dedicati solo ai progetti di scrittura creativa, come il notissimo Scrivener, uno dei primi sviluppati e completo di ogni funzione, a pagamento, o il suo maggior concorrente gratuito yWriter6, per il quale ho scritto qui sul blog un intero corso, strutturato e ricco di immagini, per non perdervi nulla: Corso gratuito di yWriter6 in italiano
Potete anche provare un software interamente “made in Italy”, Bibisco, che ho recensito in un questo mio vecchio post: Bibisco, scrittura creativa made in Italy La versione a pagamento ad oggi è ricca di funzionalità interessanti, con un’interfaccia molto colorata e d’impatto.

Qualcuno però raggiunge una miglior produttività scrittoria semplicemente con un software di videoscrittura, né più né meno di un foglio bianco. Così ho deciso anche di vedere quali caratteristiche possono tornare utili nei vari programmi più utilizzati, con questi diversi post pubblicati: Come scrivere un libro con Word; Come scrivere un libro con LibreOffice; Come scrivere un libro con Google Docs.
Abbiamo tanti strumenti a disposizione, ma non c’è del resto un metodo giusto o sbagliato di scrivere. L’importante è che funzioni per voi e solo per voi. Provatene alcuni, senza troppo impegno, e scegliete quello che vi aiuta a scrivere di più, senza ansie. 🙂

Partendo da uno dei miei articoli, la scorsa primavera mi ha scritto Massimo, un lettore qui del blog, sottoponendomi una questione interessante: “ho scritto un libro con Writer di LibreOffice, mettendo ogni singolo capitolo del libro in un file .docx e numerando tutti i file con 1,2,3, ecc. Dato che il libro ha 20 capitoli, e che quindi mi trovo davanti 20 file .docx distinti, per stampare il libro devo dare 20 diversi comandi di stampa. C’è un modo di unire insieme tutti i file e dare un comando di stampa unico? Lavoro meglio con i file separati.”

La sua è una domanda più che lecita, anche perché non è l’unico a utilizzare questo metodo, un file per ogni capitolo per organizzare la propria scrittura. Tempo fa infatti la mia scrittrice preferita Diana Gabaldon, 41 milioni di copie vendute con la serie bestseller Outlander. La straniera, ha risposto su Twitter alla mia richiesta di quali software usa per scrivere: semplicemente Microsoft Word, con un file per ogni capitolo, se non addirittura la singola scena o addirittura pensieri casuali. I nomi dei file alquanto complessi (una parola per il libro, un codice per l’anno, le cifre della data di scrittura, alcune parole chiavi della scena) e solo alla fine decide l’ordine di quei pezzi all’interno dei capitoli che poi comporranno il libro. Immaginatevi il lavoro accurato, visto che i suoi sono tomi da 800 pagine! Eppure per Diana Gabaldon questo sistema funziona benissimo, da vent’anni almeno.

La mia ricerca per una risposta concreta a Massimo è andata avanti per tutta l’estate: ho cercato una funzionalità o un plugin da installare per LibreOffice, ma non ho trovato niente di effettivamente utile. Suggeriscono di usare la stampa diretta da Esplora Risorse di Windows, selezionare tutti i documenti e mandarli in Stampa. Ma così si possono stampare solo 15 file alla volta e non lascia configurare granché sulla stampante. Esistono poi alcuni pacchetti software, qualcuno gratuito, da installare esclusivamente per la stampa massiva di file, ma solo in ambienti Windows. Stavo cercando però un’alternativa valida anche per i sistemi Linux, chiedendomi come mai non fosse possibile un metodo organizzato per gestire più documenti legati da una struttura.

La soluzione c’è, più che altro un escamotage, anche se offre una prospettiva più ampia, e l’ha trovata per primo proprio il nostro lettore Massimo, che ringrazio per averla condivisa. Si chiama Documento Master, una sorta di contenitore virtuale dei nostri capitoli, un modello particolare già compreso nei software di videoscrittura. Ne avete mai sentito parlare? 🙂

Il Documento Master
Tutti i capitoli riuniti in un’unica soluzione

Il Documento Master è un documento particolare che permette di gestire, in un unico punto, diversi sotto-documenti di notevoli dimensioni. Al suo interno infatti possiamo inserire il riferimento ad altri documenti esterni, che rimangono modificabili singolarmente ma, allo stesso tempo, anche dal Documento Master. Oltre ai sotto-documenti collegati, il Documento Master può contenere anche del testo formattato al suo interno, come un normale documento. Questo ci consente proprio di progettare la struttura del nostro libro: il titolo, il frontespizio e l’indice sono elementi dello stesso Documento Master, mentre i capitoli verranno inclusi dai singoli sotto-documenti scritti a parte, con la possibilità di spostarli agilmente di posizione nel Documento Master.

Potete associare questo Documento Master a uno di quei raccoglitori ad anelli da ufficio: le singole pagine stampate e inserite sono gli elementi del Documento Master, mentre i capitoli sono i diversi fogli all’interno delle buste trasparenti forate, che spostate avanti o indietro nel raccoglitore. A differenza di una cartella del vostro computer, qui possiamo raccogliere solo documenti (non fogli elettronici, immagini, file multimediali) e trattarli come tali. Come quel raccoglitore che poi potete affidare alla copisteria per la rilegatura corretta. 😉

Proprio perché è di fatto un documento vero e proprio, il Documento Master ci consente di stampare tutto il suo contenuto, sotto-documenti compresi, con un solo comando del software di videoscrittura. Possiamo inserire un indice generale e un indice analitico, che considerano anche tutti i sotto-documenti inclusi. Possiamo, ma questo dipende dal software utilizzato, modificare i sotto-documenti singolarmente, aprendoli a parte, oppure direttamente dal Documento Master (le modifiche sono salvate nel sotto-documento originale). Possiamo amalgamare i diversi Stili di scrittura tra il Documento Master e tutti i suoi sotto-documenti, utile se sono stati scritti in momenti differenti.
In sostanza, con il Documento Master evitate di dover copiare e incollare ogni capitolo dentro un nuovo documento per avere il vostro libro!

Questa funzionalità del Documento Master esiste per Microsoft Word e LibreOffice Writer. Non è invece disponibile per Google Docs, dove non è presente nemmeno la possibilità di stampare massivamente i documenti della medesima tipologia all’interno di una cartella. Spero che pensino a questo sviluppo nell’immediato futuro, almeno loro accidenti! 🙂

Vediamo dunque nella pratica come si prepara un Documento Master, nei due principali programmi di videoscrittura. Come esempio, per il nostro fantomatico libro, da stampare unendo i diversi capitoli, prendiamo il testo di Alice nel Paese della meraviglie già utilizzato nel corso di yWriter6.

Il Documento Master in Microsoft Word

In Microsoft Word ogni documento può diventare in qualsiasi momento un Documento Master, includendo altri sotto-documenti. Conviene però partire da un nuovo documento pulito, così da comprendere bene le sue potenzialità e mantenere una struttura agevole.
Come primo step, mettete i vari documenti-capitoli in un’unica cartella del vostro computer. Nella stessa cartella salvate un nuovo file Word vuoto che diventerà il vostro Documento Master. Al suo interno, scrivete il titolo principale del vostro libro (opzionale: potreste avere un sotto-documento anche per la copertina), dandogli uno stile superiore (Titolo, per esempio), e subito sotto scrivete i titoli dei vari capitoli con uno stile inferiore (Titolo 1, per esempio). Salvate il vostro file, distinguendo che si tratta del Documento Master.

Nella barra di menù in alto andate nella scheda Visualizza e cliccate sul bottone Struttura.

Qui controllate i vari Livelli assegnati di default (nota: i Livelli si riferiscono alla Struttura, non hanno a che vedere con gli Stili, anche se gli Stili vi possono aiutare a gestire ordinatamente il documento). Di solito il titolo principale viene erroneamente impostato con Corpo del testo, dovete portarlo manualmente a Livello 1.

Dovete poi procedere ad agganciare i documenti esterni ai nomi dei capitoli digitati prima. Per ognuno, selezionate l’icona con il segno più a sinistra del titolo del capitolo: automaticamente si seleziona l’intero titolo del capitolo. Premete quindi su Mostra documento: a destra compaiono altre voci di menù, cliccate su Inserisci. Si apre una finestra Esplora risorse sul vostro computer dove andare a selezionare il file da associare al capitolo.

Potrebbe apparire un messaggio a video, dove vi avvisa che lo stile del titolo esiste in entrambi i documenti, Master e secondario, e vi chiede se volete rinominare lo stile del documento secondario. Rispondete pure di No a tutti.

Viene subito visualizzato il testo del documento secondario inglobato nel Documento Master.

Procedete anche con gli altri capitoli allo stesso modo, spostandovi alla voce del capitolo successivo e aggiungendo gli altri file secondari. Alla fine otterrete la struttura completa del vostro libro.
Per continuare a lavorare agevolmente sulla struttura del Documento Master, potete nascondere il testo dei documenti inglobati cliccando sull’icona Comprimi documenti secondari. Attenzione: per poter inserire nuovi documenti secondari, dovete lasciare visualizzato tutto il testo dei documenti già inglobati, altrimenti non avete accesso al bottone Inserisci.

Per tornare poi alla visualizzazione estesa, con tutto il testo effettivo del vostro libro, basta cliccare sull’icona Espandi documenti secondari.
Con l’icona Chiudi visualizzazione Struttura tornate alla visualizzazione classica di Word, il Layout di stampa. Attenzione: il documento verrà mostrato con la modalità scelta in Struttura. Quindi se lasciate i documenti secondari compressi vedrete solo un elenco dei link ai file esterni (che può comunque tornarvi utile se maneggiate parecchi file), mentre se lasciate i documenti secondari espansi avrete tutto il vostro testo formattato, pronto per essere stampato.

Anche per lavorare sul Documento Master con le funzionalità automatiche, magari per aggiungere il Sommario (che deve quindi tenere conto dei nostri capitoli inclusi), è bene mantenere sempre i documenti secondari espansi, altrimenti Word non li considera neppure.

Ora che avete il vostro Documento Master completo, potete modificare i vostri capitoli separatamente e vedere le modifiche applicate nel Master. Ma funziona anche all’inverso: potete modificare il testo all’interno del Master e quella modifica sarà riportata nel file secondario.

Altra caratteristica importante: potete anche spostare in futuro i file in un’altra cartella, non siete vincolati a lasciarli lì dove sono stati creati. L’unica accortezza è di spostarli sempre congiuntamente, il Master deve rimanere insieme ai file secondari cui si riferisce.

Per orientarvi facilmente all’interno del Documento Master potete usare il Riquadro di spostamento (lo stesso utilizzato nel mio post Come scrivere un libro con Word), dove si vede la nostra struttura completa. Da questo Documento Master, solo 1 click per mandare tutto in stampa!

Il Documento Master in LibreOffice Writer

Da un certo punto di vista, la creazione del Documento Master con LibreOffice è più semplice, perché guidata dal software stesso. In questo caso infatti il Documento Master non è un documento normale, ma un modello speciale gestito da LibreOffice in maniera differente.
All’interno di una nuova cartella, inserite i vostri sotto-documenti. Dal menù di LibreOffice Writer scegliete File > Nuovo > Documento master.

Si apre una nuova finestra, con un Documento Master ancora da salvare e il Navigatore aperto sulla sinistra. Se non vedete il Navigatore, premete il tasto F5 per aprirlo o usate il menù Visualizza > Navigatore. All’interno del Navigatore, la prima voce dovrebbe essere “Testo”. Qui potete digitare un’introduzione o inserire del testo che rimarrà solo all’interno del Documento Master e modificabile solo al suo interno.

Per inserire i sotto-documenti, i singoli capitoli del nostro libro, all’interno del Documento Master, fate clic sull’icona Inserisci nella barra del Navigatore e scegliete File dall’elenco a discesa.

Si apre una finestra Esplora risorse sul vostro computer dove andare a selezionare il file da inserire. Potete anche selezionarli tutti e verranno inseriti nel Navigatore nell’ordine della vostra selezione. In ogni caso, in qualsiasi momento potete spostare gli elementi dentro il Navigatore trascinandoli all’interno del suo albero, sopra o sotto le altre voci. Appena aggiunti i sotto-documenti, il loro testo completo viene visualizzato nel Documento Master.

Quando salvate il vostro Documento Master, questo ha un’estensione .ODM invece dell’usuale estensione .ODT dei documenti LibreOffice. Ogni volta che lo aprirete, vi presenterà una finestra per chiedervi se volete aggiornare tutti i collegamenti, così da trovare nel Documento Master il testo modificato separatamente nei sotto-documenti.

Consiglio di accettare sempre l’aggiornamento, ma potete farlo anche in seguito, sempre dal Navigatore, cliccando sul tasto destro del mouse al suo interno e scegliendo dal menù contestuale Aggiorna > Tutto.

Potete anche aggiornare un singolo sotto-documento, selezionandolo sul Navigatore e cliccando sul tasto destro del mouse sempre la voce Aggiorna > Tutto dal suo menù contestuale. Sempre da questo menù specifico per il sotto-documento, potete rimuoverlo dal Documento Master scegliendo la voce Elimina. Il file vero e proprio non viene cancellato dalla sua posizione originale sul vostro computer, viene solo rimosso il collegamento dal Documento Master.

Per aggiungere un indice generale del vostro libro, compresi i sotto-documenti inclusi, potete agire in due modalità: posizionarvi nel Documento Master dove volete inserire l’indice e usare il menù principale Inserisci > Indice generale e indice analitico > Indice generale, indice analitico o bibliografia…; dal Navigatore, cliccando sul tasto destro del mouse alla voce Testo e scegliere Inserisci > Indice. Ricordatevi in ogni caso di aggiornare l’indice, e quindi pure i numeri di pagina, quando modificate i sotto-documenti all’esterno.

In questo momento, ogni sotto-documento comincia esattamente dopo il precedente, senza alcun salto di pagina. Per gestire le interruzioni di pagina prima di ogni capitolo incluso, dovete lavorare sugli Stili. Verificate che ogni titolo del sotto-documento stia utilizzando lo stesso stile, nel mio caso Titolo 1. Poi cliccate sul menù in alto Stili > Gestisci gli stili. Si apre l’elenco completo degli stili in una barra aggiuntiva a destra.

Cliccate col tasto destro del mouse sopra il vostro stile e scegliete Cambia dal menù contestuale.

Si apre una finestra di modifica dello stile. Selezionate il tab Flusso di testo, dove trovate le impostazioni delle Interruzioni. Inserite il check su Inserisci e nella casella Tipo lasciate la voce Pagina. Subito sotto inserite il check su Con stile di pagina e scegliete Pagina destra dall’elenco proposto se volete che ogni capitolo cominci sempre da una pagina dispari, come si usa in genere nei romanzi. Confermate con OK. Il capitolo si sposta a inizio di una nuova sezione del Documento Master.

Per esportare un Documento Master come fosse un normale documento .ODT, scegliete File > Esporta… dal menù principale. In questo modo produrrete una “fotografia” del vostro Documento Master, dove verranno inclusi i capitoli del vostro libro, sena ulteriori aggiornamenti futuri. I sotto-documenti verranno esportati già come singole sezioni, dove modificare nuovamente gli spazi tra un capitolo e l’altro. E da qui, stampate in un click!

Avete mai utilizzato un Documento Master?

Microsoft Word ha forse un’aggiunta più complicata dei sotto-documenti in quella sua visualizzazione Struttura, ma dopo diventa un documento normale per quanto riguarda salvataggio, stampa e altre funzionalità. LibreOffice nel suo modello apposito di Documento Master semplifica notevolmente la gestione dei sotto-documenti, ma differisce dai documenti classici per stampa ed esportazione. In generale, non trovo motivo per preferire l’uno o l’altro, se non scegliere il software che siete già abituati ad utilizzare.
L’importante, come tutti gli strumenti, è che funzioni per voi! 🙂