La perfezione non la si ottiene quando non c\u2019\u00e8 pi\u00f9 nulla da aggiungere,
\nma quando non c\u2019\u00e8 pi\u00f9 niente da togliere.
\nAntoine de Saint-Exup\u00e9ry<\/p><\/blockquote>\n
Sembra superfluo spiegare la preparazione di una mail in un blog di scrittura creativa, rivolto non solo ai lettori di romanzi e racconti, ma anche agli aspiranti scrittori, che prima o poi dovranno cimentarsi nell’email pi\u00f9 difficile: l’invio del loro manoscritto ad una casa editrice per chiederne la pubblicazione, dove ci si gioca tutto in poche righe. Come consulente informatico ormai nel mondo del lavoro da pi\u00f9 di vent’anni, e in precedenza come studente di Statistica, la mail \u00e8 la mia comunicazione principale, molto prima che inventassero la messaggistica istantanea con MSN<\/em><\/a>, ICQ<\/em><\/a>\u00a0e\u00a0C6<\/em><\/a>, quando ancora ci si connetteva ad internet con un modem lentissimo che trillava rumorosamente la richiesta di linea e con pazienza certosina si attendeva lo scarico delle mail ricevute nell’intera settimana. Qualche newsletter informativa a cui mi ero iscritta, argomento informatico o finanziario, qualche scambio divertente con i pochi amici dotati di computer, qualche comunicazione amministrativo-legale con l’Universit\u00e0.<\/p>\n In realt\u00e0 ho portato nell’ambito digitale quello che avevo gi\u00e0 studiato tempo addietro alle superiori, all’istituto di Ragioneria, durante le ore di Dattilografia dove, causa i miei mignoli piccolini impossibilitati a raggiungere agevolmente la “a” e la “p” nella tastiera Qwerty, rimediavo voti tra il 4 e il 5, unica materia gravemente insufficiente. Adesso sono una scheggia alla tastiera bassa del portatile. \ud83d\ude09 Oggi lo scambio di email ha assunto un ruolo determinante in tutti i settori lavorativi, come pure in quelli privati. Le mail arrivano direttamente sul nostro smartphone, raggiungendoci in ogni momento ovunque ci troviamo. Invio e ricezione sono pressoch\u00e9 istantanei e scrivere una mail \u00e8 tecnicamente davvero semplice. Il problema semmai, proprio perch\u00e9 siamo inondati di comunicazioni cos\u00ec veloci e spesso inutili, \u00e8 migliorarne la qualit\u00e0, scrivere email complete e produttive che non richiedano ulteriori scambi per assenza di informazioni, cos\u00ec da ridurne pure la quantit\u00e0.<\/p>\n Non stiamo parlando di email marketing, di quelle fastidiose missive che intasano le nostre caselle di posta per venderci qualcosa di mirabolante o prometterci facili guadagni con pochi spiccioli, ricordandosi di leggere bene gli asterischi con le clausoline a fondo pagina. Ma \u00e8 chiaro che, esattamente come per un’email promozionale, anche noi vogliamo essere letti, vogliamo proporre un’idea, sfruttare un’opportunit\u00e0. Scrivere un’email semplice e diretta \u00e8 il miglior modo di ottenere l’attenzione del destinatario.<\/span><\/strong><\/p>\n Non stiamo nemmeno parlando di componimenti narrativi, dove uno stile particolare e un linguaggio complesso potrebbero essere la vera forza dell’intero testo, dove un lettore vuole investire il suo tempo in una lunga e intricata trama, perdersi nella sinuosit\u00e0 delle parole e riflettere in ognuna di esse. No. Qui prendiamo in considerazione solo la comunicazione tramite mail, veloce e diretta, semplice ma non banale.<\/p>\n L’email \u00e8 infatti lo strumento ideale per una comunicazione breve e asincrona<\/span><\/strong>, quando mittente e destinatario non possono sentirsi o incontrarsi direttamente, o per lasciare una prova certa di quanto \u00e8 stato concordato tra le parti. Verba volant, scripta manent<\/em> dice un proverbio latino. Se c’\u00e8 urgenza per\u00f2, meglio preferire una telefonata con l’interlocutore e successivamente inviare una mail riassuntiva di quanto \u00e8 stato detto, in modo da lasciare un testo scritto e incontrovertibile. E pure in questo caso l’efficacia di quella mail determiner\u00e0 il successo della relazione con le persone coinvolte e dell’intero progetto.<\/p>\n Insomma, che ci vuole a scrivere una mail?!<\/em> <\/p>\n Questo \u00e8 il primo rischio quando si deve scrivere un’email: confondere la tipologia della comunicazione, di conseguenza sbagliare lo stile e il linguaggio all’interno del testo e rischiare non solo di non essere letti, ma soprattutto di mancare di rispetto al destinatario. In questo post ci concentriamo proprio sulle seconde, le mail di carattere professionale, ufficiale o specialistico. Se scriviamo male una mail verso un amico, ci basta una telefonata per recuperare la relazione. Ma se l’errore \u00e8 in una comunicazione professionale, richieder\u00e0 molto pi\u00f9 tempo e sforzo per rimediare alla gaffe. Quando siete poi nel dubbio di capire in quale tipologia rientra la mail che state per scrivere, partite sempre con un tono professionale, ad essere rispettosi non si sbaglia mai.<\/span><\/strong> \ud83d\ude09 Occorre infatti riflettere sul target della vostra comunicazione per non fallire il linguaggio da utilizzare. Ricevo spesso alla casella di posta di webnauta delle mail che iniziano con “Gentile Redazione”…e io mi giro indietro, in cerca della redazione alle mie spalle! \ud83d\ude00
\nEppure mi sono capitate sotto il naso delle mail cos\u00ec sconcertanti per struttura e stile, soprattutto da chi gi\u00e0 lavora in campo editoriale e pure in posizioni di rilievo, che s\u00ec, penso proprio questo sia un argomento da prendere in considerazione, con molta seriet\u00e0. Scrivere un’email \u00e8 piuttosto facile, scrivere un’email efficace \u00e8 la vera sfida.<\/span><\/strong><\/p>\n
\nDopo dopo aver imparato a muoversi tra i tasti della macchina da scrivere senza guardare la posizione delle dita, veniva data rilevanza proprio alla forma degli scambi commerciali e come andavano battute le diverse tipologie di lettere, rispettando le regole di impaginazione e di estetica adottate per consuetudine negli uffici. Quando sono passata dalla tastiera meccanica a quella elettronica, dalla carta in formato Letter\/A4 alla finestra bianca del nuovo messaggio mail, ho adottato la stessa metodologia accomodandola al nuovo mezzo.<\/p>\n
\nIniziamo con un paio di suggerimenti… \ud83d\ude09<\/p>\nNon confondere personale con professionale<\/span><\/h2>\n
\nDistinguiamo due grandi categorie, anche se il confine non \u00e8 cos\u00ec netto:<\/p>\n\n
\nEcco dunque qualche suggerimento per scrivere un’email professionale efficace.<\/p>\n1. Valutare il destinatario<\/span><\/h3>\n
\nQuesto \u00e8 un blog personale, c’\u00e8 la mia foto profilo sia in homepage, sul fondo, che in ogni pagina sul lato destro. Manca l’indicazione di una Partita IVA, obbligatoria per i siti professionali e le testate giornalistiche. Ma chi ha inviato quella mail ha probabilmente impostato un invio massivo, con il medesimo testo a indirizzi email diversi, pescati chiss\u00e0 dove in rete. La mail non solo non \u00e8 efficace, ma diventa pure fastidiosa. Finisce facilmente nello spam, e quando pi\u00f9 di gestore di posta marca l’indirizzo del mittente come spammer, il danno \u00e8 grosso perch\u00e9 tutte le sue mail successive, anche le pi\u00f9 corrette, finiranno nella cartella di spam dei vari destinatari.<\/p>\n2. Naturale o formale?<\/span><\/h3>\n
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